Hay muchas preguntas que debéis
solventar para saber si de verdad ese sitio que tanto os ha gustado es el ideal
para vuestra Boda y se adapta a vuestras necesidades.
Aquí os propongo varios bloques
de preguntas
que os puede ayudar el día que empecéis con las visitas:
SOBRE LAS CONDICIONES
¿Cuál es la forma de pago? ¿Cuánto es la reserva? ¿Se paga alquiler por
el lugar o sólo el cubierto por invitado? ¿Cuál es el coste por cancelación?
Una de las primeras cuestiones que debemos abordar es el coste de la
celebración, ya que normalmente nos enfrentamos al 65% del gasto de la Boda. En
la mayoría de los sitios os pedirán una reserva para guardaros vuestra fecha,
unos días antes deberéis abonar el 50% del importe total y un par de días
después el resto. Pero OJO, puede
que además de pagar el cubierto por invitado, también haya que desembolsar el
alquiler del lugar.
¿Se celebran más bodas el mismo día? ¿Hasta qué hora se puede estar en
el lugar de celebración?
Dependiendo si existe exclusividad, puede que os indiquen
una hora máxima para poder permanecer allí ya que si tienen otra Boda ese mismo
día necesitarán tiempo para recoger vuestra celebración y montar la siguiente.
¿Cuál es el mínimo y el máximo de invitados?¿Cuántos camareros hay por
invitado?
Normalmente, si sólo van a tener un evento por día, te pedirán un
mínimo de invitados para cubrir costes y las ganancias mínimas.
¿Se puede dejar en algún lugar decoración, detalles y demás por parte
de los Novios? ¿Se encargan de colocarlos? ¿Existe Wedding Planner?
Hoy en
día todos los Novios se han llevado meses recopilando detalles, regalos y
decoración personalizados para el día de su Boda y necesitan que alguien lo
coloque todo. Hay lugares de celebración que se encargarán de montarlo porque
posean personal para ello, pero en otros directamente os indicarán que no
tienen tiempo y que tenéis que buscar a alguien para que se encargue de dejarlo
todo a vuestro gusto y dé el toque final según vuestros deseos. Para ello os
aconsejo contratar una Wedding Planner;
no es un gasto excesivo porque en 4-5 horas podría instalar esos pequeños
detalles en ceremonia civil, cóctel, mesas de invitados e incluso en la fiesta
posterior.
¿Se realizan ceremonias civiles? ¿Cuál es su coste? ¿Se pueden utilizar
bengalas, fuegos artificiales y arroz o confeti?
Por un suplemento, podéis
casaros en el mismo lugar de celebración y evitar que los invitados tengan que
desplazarse. Se encargan del montaje de la decoración floral, el altar, las
sillas y el pasillo central. Aunque puede que os prohíban tirar arroz y confeti
si la zona se va a utilizar de nuevo, y las bengalas si es en un espacio
cerrado.
INSTALACIONES
¿Cuántas plazas de parking hay para los invitados? ¿Y para autobús?
¿Hay acceso para minusválidos?
Muchas veces existe parking pero con pocas
plazas o que ni siquiera puede instalarse el bus que contratéis.
Si la celebración es en exteriores, ¿hay alternativa para el mal
tiempo? ¿Disponen de espacio para juegos, castillo hinchable, etc? ¿Hay
suficiente iluminación en el exterior para la noche? ¿Tiene escenario para la fiesta y proyector de video?
Siempre
hay que estar preparados por si el tiempo empeora y tener un plan B, es importantísimo
que la iluminación exterior sea la adecuada si queremos celebrar una cena en
jardines para no comer en la penumbra. Y por supuesto también debemos estar al
tanto de la existencia de un escenario si queremos contratar una banda musical
o DJ (al menos una tarima) y de proyector si vamos a mostrar algún vídeo
(pre-boda, infancia).
¿Existen habitaciones para los Novios e invitados? ¿Cómo son los baños,
hay baños para invitados?
Si queremos realizar también la ceremonia en el
lugar de celebración es necesario saber si disponemos de suite de Novios para
que se preparen tanto Novia como Novio, y si además existen más habitaciones
para invitados que quieran pasar la noche o vivan fuera de la provincia.
Igualmente un punto muy importante para revisar son los baños de invitados ya
que algunas veces dan pena verlos y se podrían mejorar o os gustaría dejar
algunos detalles para los invitados (kits, jabones, aguja e hilo …).
MENÚ
¿Se pueden variar los menús? ¿Existen menús para alérgenos o celiacos?
¿Se sirve re-cena? ¿El menú se prepara íntegro en las cocinas o viene ya hecho
y sólo hay que calentarlo y presentarlo?
Parece una tontería, pero si la
comida ya viene cocinada de las cocinas del catering se pierde algo de calidad
ya que no está realizada en el momento. Aunque debemos decir que prácticamente
todos los catering optan por esta opción porque se ahorran tiempo,
complicaciones y posibles retrasos en servir los platos. En el caso que queráis
algunos puestos de comida temática (mesa de quesos, mariscos, arroces, comida
mejicana, sushi, etc), os irán cobrando un suplemento por invitado. Y sobre la
re-cena, puede o no estar incluida en el cubierto por invitado.
¿Cuántas personas incluye la prueba de menú? ¿Se puede cambiar el
postre?
Normalmente a la prueba de menú asisten los Novios y sus padres,
aunque después vosotros elegís con quién queréis ir. Hay veces que está
incluido en el precio, y otras que os lo cobran a parte según los asistentes. Y
si no queréis la típica tarta de Boda, podéis preguntar si tienen alguna
alternativa como un buffet de postres variados aunque os suelen incluir la
tarta de corte para las fotos.
DECORACIÓN
¿Qué decoración incluye el lugar de celebración? ¿Se incluyen las
flores? ¿La decoración de mesas, sillas, centros de mesa y mantelería se puede
elegir entre varias?
En ocasiones se disponen de una variedad de decoración
entre las que los Novios pueden elegir según sus gustos y personalidad y otras
veces un salón o jardín lleva un tipo en concreto de mantelería, sillas y demás
que conjunta perfectamente con el entorno y no se puede cambiar. Muy importante
las flores, suelen acaparar un coste elevado y el lugar de celebración se
“ahorra” este gasto con flores artificiales. Mi consejo; intentad que inviertan en flores naturales de temporada que
llenarán de aromas y color el entorno y suelen ser más económicas.
¿Cómo es la decoración de las ceremonias civiles?
Igualmente,
intentad que inviertan en flores naturales. Suelen cobrar un plus. Si no tienen
un sitio en concreto donde realizarlas, echad un vistazo para encontrar el
entorno idóneo para ello.
¿Cuál es el número máximo de invitados por mesa? ¿De qué tipo de mesas
se dispone?
Esto os ayudará después a disponer el seating plan
para sentar a los invitados.
¿De quién corre a cargo la papelería? ¿Seating Plan, minutas?
Si
son básicos, suelen hacerse carga ellos pero si buscáis algo más concreto,
personalizado y con la temática de vuestra Boda debéis ser vosotros quien os
ocupéis de su adquisición o alquiler.
FIESTA
¿Cuántas horas incluye la barra libre? ¿Precio de horas adicionales?
¿Qué tipos de bebida se sirven?
Se puede optar bien por X horas de barra
libre o por tickets que se reparten entre los invitados para que los vayan
consumiendo. Recomiendo las horas contratadas sin límite de copas, así os ahorráis
que los invitados os “persigan” para que les deis más tickets. Y también tenéis
la opción en la misma fiesta de ampliar alguna hora si veis que los invitados
se lo están pasando genial y no queréis cortar el buen rollo.
Si la
fiesta se hace en el exterior, ¿se dispone de tarima?
Es un horror intentar bailar con tacones en el césped o entre una
solería de piedras.
Y hasta aquí el listado de
preguntas que debéis resolver con el proveedor para que después no surjan
“lagunas” o dudas de última hora.
CONSEJO FINAL; intentar negociar SIEMPRE.
No un regateo ofensivo,
pero sí una negociación. Sobre todo si la Boda se celebra en temporada baja.
Que tengáis buena entrada de fin
de semana.
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